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効果的なファイリングシステムを使用すると、大量のファイルからすばやく呼び出す必要がある重要な情報がある場合に時間とエネルギーを節約できます。ファイリングシステムには、数字または数値システムを使用するものと、文字またはアルファベットシステムを使用するものの2種類があります。これらのシステムの使用方法を学ぶことは、あなたに最適なシステムを決定するために不可欠です。いくつかのカテゴリがありますが、これらのファイリングシステムの基本を理解するのは簡単です。
提出する文書のタイプに最適なアルファベットおよび数値システムのタイプを決定します。考慮すべき3つの基本的なアルファベット体系と4つの数値体系があり、最も一般的なのは10進数体系です。 3つのアルファベット体系は、トピック、百科事典、および地理的です。
「トピックのアルファベット」システムを定義することから始めます。これは「辞書」システムとも呼ばれ、最も理解しやすいものです。この場合、各ファイルにタイトルが付けられ、それらのタイトルはAからZのアルファベット順に並べられます。それらは主題にグループ化されておらず、カテゴリもありません。したがって、このシステムは通常少量のファイルに最適です。
「百科事典」または「分類済み」システムを理解する。このシステムでは、歴史や哲学など、小さな主題をアルファベット順にグループ化した大規模な見出しまたは主題があります。必要に応じて、これらの小見出し内にアルファベット順に追加ファイルを配置できます。たとえば、履歴には、数十年というタイトルの小見出しがあり、それらのファイル内には、テクノロジーや戦争などの歴史の特定の側面を示すファイルがあります。これらのサブカテゴリは、ファイリングシステムが効率的であると感じるまで継続できます。
場所に関連する情報を含むドキュメントの「地理」システムの学習を検討してください。百科事典システムと同様に、このシステムには国や州などの主要なカテゴリがあり、都市や町などのサブカテゴリがアルファベット順に並べられています。
少なくとも10進ファイリングシステムの基本を理解します。これは、Dewey Decimal Systemであり、図書館で最もよく使用され、電話番号で書籍と参考資料を分類します。この場合、0〜9の数字のみを使用するという10進数の制限のため、10個以下のカテゴリを使用できます。これらの10個のカテゴリは、百科事典のアルファベット体系が機能するのと同じ方法で、必要に応じて10個の追加カテゴリにさらに分割できます。
10進法を学習しやすいチャンクに分割します。たとえば、現在のライブラリでは、小数点以下3桁が必要であるため、10個のカテゴリは000、100、200などとしてリストされ、それぞれにタイトルが付けられます。これらのそれぞれの中には、すべての小数が満たされるまで002または103などのサブカテゴリがあります。この場合、002は000のカテゴリを表し、103は100のカテゴリを表します。このシステムは、小数を必要に応じて拡張および追加できるため、非常に大量の情報に適しています。